Mittwoch, 28. Juni 2017

Behörden scheitern an der Selbstkritik

von Gotthilf Steuerzahler
Liebe Leserinnen und Leser,

die Behörden in unserem Land sind verpflichtet, ihren Aufgabenbestand regelmäßig zu überprüfen, um sich von überflüssigen Aufgaben zu trennen. In der Verwaltungspraxis besitzt die Aufgabenkritik jedoch längst nicht den Stellenwert, den sie eigentlich haben müsste.

Der öffentlichen Verwaltung werden laufend neue und zum Teil komplexere Aufgaben übertragen. Das vorhandene Personal ist zumeist vollständig damit beschäftigt, die bestehenden Aufgaben zu erledigen. Zusätzliches Personal für neue Aufgaben wird nur selten bereitgestellt. Um mit den begrenzten personellen Ressourcen auszukommen, müssen die Behörden ihren Aufgabenbestand regelmäßig kritisch überprüfen. Aufgabenkritik soll aufzeigen, welche Aufgaben einzustellen sind, wenn für sie keine Notwendigkeit mehr besteht. Sie kann auch zum Ergebnis haben, dass Umfang und Intensität der Aufgabenerledigung reduziert werden.

Weiterhin kann Aufgabenkritik dazu führen, dass bestimmte Tätigkeiten ausgelagert oder dass Organisationseinheiten zusammengefasst werden. All dies soll dazu beitragen, dass die Kosten der öffentlichen Verwaltung nicht ausufern. Soviel zur Theorie. Aber welche Rolle spielt die Aufgabenkritik im Alltag der Behörden tatsächlich? Eine Antwort auf diese Frage liefert eine vor kurzem veröffentlichte Untersuchung, in die zwei Bundesministerien sowie zwölf nachgeordnete Bundesbehörden einbezogen worden waren.

Aufgabenkataloge fehlten vielfach 

Bevor eine Aufgabenkritik durchgeführt werden kann, müssen zunächst alle Aufgaben einer Behörde erfasst werden. Die Zusammenstellung aller Aufgaben wird als Aufgabenkatalog bezeichnet.

In der erwähnten Untersuchung zeigte sich, dass nur vier der 14 geprüften Behörden über Aufgabenkataloge verfügten, die alle Aufgaben der jeweiligen Behörde enthielten. Bei vier weiteren Behörden gab es nur Aufgabenkataloge für einzelne Bereiche. Die vorhandenen Aufgabenkataloge waren meist nicht aktuell, bisweilen waren sie sogar seit vielen Jahren nicht mehr aktualisiert worden. Die erfassten Aufgaben waren oftmals nicht so detailliert aufgegliedert, dass aufgabenkritische Bewertungen sachgerecht vorgenommen werden konnten. 

Unzureichende Personalausstattung der Organisationsreferate 

Die Durchführung von aufgabenkritischen Bewertungen ist Aufgabe der Organisationsreferate der betreffenden Behörden. In der erwähnten Untersuchung zeigte sich, dass die Personalausstattung der Organisationsreferate vielfach nur für die Wahrnehmung täglicher Routineaufgaben ausreichte. Umfassende Organisationsuntersuchungen, insbesondere aufgabenkritische Bewertung, konnten sie wegen ihrer geringen Personalausstattung nicht durchführen.

Wenn die Bestimmungen über die Aufgabenkritik nicht nur auf dem Papier stehen sollen, müssen die für die Behördenorganisation zuständigen Referate personell in der Lage sein, aufgabenkritische Untersuchungen selbst durchzuführen. Zumindest müssen sie personell im Stande sein, deren Durchführung durch interne oder externe Dienstleister zu koordinieren. Hier müssen die untersuchten Ministerien und Behörden für eine bessere Personalausstattung sorgen. 

Die einzelnen Aufgaben sind von unterschiedlicher Bedeutung 

Bei einer Aufgabenkritik wird zwischen Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben unterschieden. Muss-Aufgaben sind gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben. Soll-Aufgaben sind Aufgaben, welche die Behörden aufgrund strategischer oder politischer Vorgaben, z. B. der Bundesministerien oder des Parlaments, ausführen. Kann-Aufgaben sind Tätigkeiten, welche die Behörden nach eigenem Ermessen ausführen. Kann-Aufgaben sind am ehesten geeignet, eingestellt zu werden. Es kann aber auch sein, dass mit Muss- oder Soll-Aufgaben verbundene Ziele zwischenzeitlich nicht mehr verfolgt werden. In diesen Fällen kann die Aufgabenkritik die Grundlage dafür sein, dass eine Änderung der bestehenden rechtlichen oder politischen Vorgaben herbeigeführt wird.

In der erwähnten Untersuchung zeigte sich Folgendes: Soweit Aufgabenbewertungen vorlagen, wurde nicht zwischen Muss-, Soll- und Kann-Aufgaben unterschieden. Entscheidungen dazu, ob Aufgaben in verringertem Umfang wahrgenommen werden können, hatte nur eine der untersuchten Behörden getroffen. 

Aufgabenkritik muss regelmäßig durchgeführt werden 

In der Verwaltungspraxis ändert sich der Kontext der Aufgabenwahrnehmung ständig. Ursächlich hierfür sind beispielsweise sich ändernde demografische Strukturen, normative Rahmenbedingungen (z.B. Fachgesetze, EU-Richtlinien) oder die verfügbare Computertechnik. Mit einem Regierungswechsel wechselt häufig auch die politische Zielsetzung. In Folge dessen müssen Art, Maß und Aufwand der Aufgabenerfüllung fortwährend angepasst werden.

Keine der untersuchten Behörden hatte die Aufgabenkritik als Daueraufgabe etabliert. Vier Behörden führten die Aufgabenkritik anlassbezogen durch. Anlässe waren z. B. neue Aufgaben, die den Behörden übertragen wurden, oder Personalabgänge. Wegen der dauernden Veränderungen im Aufgabenbestand muss Aufgabenkritik aber regelmäßig durchgeführt werden. 

Aufgabenkritik muss einen höheren Stellenwert erhalten 

Das ressortübergreifend für die Organisation der Bundesverwaltung zuständige Bundesministerium des Innern will als Ergebnis der erwähnten Untersuchung darauf hinwirken, dass die Behörden die Vorgaben zur permanenten Aufgabenkritik künftig ernstnehmen. Der Haushaltsausschuss des Deutschen Bundestages hat vor einigen Jahren beschlossen, dass neue, zusätzliche Planstellen und Stellen nur ausgebracht werden dürfen, wenn durch Aufgabenkritik und Personalbedarfsanalysen nachgewiesen wird, dass eine anderweitige Kompensation nicht möglich ist. Diesem Beschluss kann man nur uneingeschränkt zustimmen. Wollen wir hoffen, liebe Leserinnen und Leser, dass damit die Aufgabenkritik in Zukunft einen höheren Stellenwert bekommt, sagt nicht ohne Skepsis

Ihr
Gotthilf Steuerzahler

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns!

Name

E-Mail *

Nachricht *