Mittwoch, 16. März 2016

Der Staat und die Akten der Notare

von Gotthilf Steuerzahler
Liebe Leserinnen und Leser,

manche Berufsgruppen schaffen es, kostenträchtige Pflichten auf die Allgemeinheit abzuwälzen. Ein Beispiel hierfür sind die Notare. Nach Beendigung ihrer Berufstätigkeit bewahrt der Staat die Akten der Notare viele Jahre lang zu hohen Kosten auf. Können die Notare diese Aufgabe nicht selbst übernehmen, fragt man sich da.

Notare sind Freiberufler, sie werden von den Justizverwaltungen der Länder als Träger eines öffentlichen Amtes für Tätigkeiten auf dem Gebiet der vorsorgenden Rechtspflege bestellt. Bei ihrer Amtsausübung sind die Notare zur Unabhängigkeit und Unparteilichkeit verpflichtet. Dies unterscheidet sie von den Rechtsanwälten, welche die Interessen ihrer Mandanten wahrzunehmen haben. Die Zahl der Notare in Deutschland beträgt derzeit etwas mehr als 7000. Rund zwanzig Prozent sind hauptberufliche Notare, rund achtzig Prozent sind sogenannte Anwaltsnotare, die zugleich als Anwalt zugelassen sind.

Notare erheben für ihre Amtstätigkeit gesetzlich festgesetzte Gebühren und tragen das wirtschaftliche Risiko ihrer Tätigkeit selbst. Notare haben viele verschiedene Aufgaben wahrzunehmen. Bei zahlreichen Transaktionen des Geschäfts- und Wirtschaftslebens, aber auch im persönlichen und privaten Bereich schreibt das Gesetz ihre Mitwirkung vor. Dabei entstehen Urkunden in großer Zahl.

Die Amtsgerichte müssen die Notariatsakten hundert Jahre lang aufbewahren 

Was geschieht nun mit diesen vielen Urkunden, wenn der Notar altersbedingt oder aus sonstigen Gründen seine Tätigkeit beendet? Für diesen Fall ist geregelt, dass ein Amtsgericht die Notariatsakten übernimmt. Früher konnten die Amtsgerichte die Notariatsakten nach einer Verwahrfrist von dreißig Jahren an das jeweilige Staatsarchiv abgeben, da es sich um dauerhaft aufzubewahrendes Schriftgut handelte. Seit dem Jahr 2004 sind Notariatsakten jedoch nicht mehr dauerhaft, sondern nur noch hundert Jahre lang aufzubewahren. Die Möglichkeit, sie an das Staatsarchiv abzugeben, besteht nicht mehr. Auf die Amtsgerichte kommen durch die längere Aufbewahrungsfrist erhebliche Belastungen zu. 

Ein enormer Raumbedarf für die Lagerung zeichnet sich ab 

Im Rahmen einer Untersuchung im Bundesland Nordrhein-Westfalen wurde festgestellt, dass dort jährlich 15.000 Aktenordner an notariellen Urkunden entstehen. Bei einer Aufbewahrungsfrist von hundert Jahren, so wurde errechnet, müssten letztlich 1,5 Millionen Aktenordner in einer Länge von 125 Kilometern verwahrt werden. Dieses Szenario würde allerdings nicht erst nach hundert Jahren eintreten, sonders bereits sehr viel früher, da die Amtsgerichte jetzt schon erhebliche Bestände an notariellen Urkunden in Verwahrung haben. Ein enormer Raumbedarf wäre für die Lagerung nötig.

Überdies müssen die Gerichte bei der Übernahme von Notariatsakten eine Vollständigkeitsprüfung durchführen und Unterlagen mit erbrechtlichem Bezug aussortieren. Diese Unterlagen werden an die Nachlassabteilung des Gerichts weitergeleitet und dort gesondert verwahrt. Der Zeitbedarf für die Übernahme der Akten ist erheblich. In Nordrhein-Westfalen fallen derzeit für diese Aufgabe jährlich 15.000 Arbeitsstunden an, was Personalkosten von rund 400.000 Euro entspricht. 

Warum sorgen die Notare nicht selbst für die Aufbewahrung? 

Angesicht dieser Kostendimension entstand vor einigen Jahren unter den Justizministern der Länder eine Diskussion darüber, ob es wirklich Aufgabe des Staates sei, die Akten der Notare hundert Jahre lang aufzubewahren. Sollen die Notare doch selbst für die langfristige Aufbewahrung ihrer Akten sorgen, so hieß es, schließlich erhalten sie Geld für ihre beurkundende Tätigkeit. Diese Auffassung setzte sich schließlich bei den Justizministern durch.

Dem kann man nur zustimmen, auch andere Berufsgruppen müssen selbst dafür sorgen, dass bestimmte Unterlagen wie zum Beispiel Baupläne oder wichtige Verträge langfristig aufbewahrt werden. Staatliche Stellen übernehmen diese Aufgabe nicht. 

Ein elektronisches Urkundenarchiv ist geplant 

Im Jahr 2006 hieß es, dass eine länderübergreifende Arbeitsgruppe unter Beteiligung der Notarkammern eine Lösung für die Aktenaufbewahrung erarbeiten werde. Etwas später war dann von Seiten der Justizminister zu hören, dass notarielle Urkunden zukünftig elektronisch archiviert werden sollen. Die Arbeitsgruppe werde bis zum Jahr 2008 ein Ergebnis im Hinblick auf die erforderlichen Rechtsänderungen und die technische Umsetzung vorlegen.

Jetzt schreiben wir das Jahr 2016, und das geplante zentrale elektronische Urkundenarchiv, das bei der Bundesnotarkammer geführt werden soll, ist immer noch nicht fertig. Nach wie vor werden die Notariatsakten an die Amtsgerichte abgegeben und dort aufbewahrt. Es muss sich um ein sehr komplexes IT-Verfahren handeln, dass die Fertigstellung so lange auf sich warten lässt. Aber letztlich wird es das Ende der papiernen Aktenflut bedeuten.

In unserem Nachbarland Österreich gibt es übrigens bereits seit dem Jahr 2000 ein zentrales elektronisches Urkundenarchiv der Notare. Es wurde von einer deutschen Firma entwickelt. Das System hätte man möglicherweise für Deutschland übernehmen können. Aber nein, das wäre ja viel zu einfach gewesen! Da warten wir lieber noch ein paar Jahre ab, bis unsere IT-Lösung wirklich perfekt ist. Und in der Zwischenzeit trägt weiterhin die Staatskasse die Kosten für die Verwahrung der Notariatsakten. Wenn das kein Grund zur Verärgerung ist, liebe Leserinnen und Leser, sagt verstimmt

Ihr
Gotthilf Steuerzahler

1 Kommentar:

Anonym hat gesagt…

Die Notare oder der Staat sollen einfach alles einscannen und kryptographisch hashen und danach den Hash auf die Bitcoin-Blockchain setzen. Fertig.

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns!

Name

E-Mail *

Nachricht *