Montag, 31. August 2015

Unterbringung von Behörden: Wie der Flächenbedarf reduziert werden kann

Gotthilf Steuerzahler fragt sich: Was machen eigentlich ... meine Steuergroschen?
Liebe Leserinnen und Leser,

zur Erfüllung ihrer Aufgaben haben Bund und Länder eine ganze Reihe von Behörden eingerichtet, in denen eine Vielzahl von Beamten und Angestellten tätig ist. Um die vielen Mitarbeiter unterzubringen, werden in großem Umfang Büros und sonstige Räume benötigt. Wie man immer wieder lesen kann, wird bei der Unterbringung häufig recht großzügig verfahren, die Kosten trägt ja der Steuerzahler. Und der kann sich ja bekanntlich gegen solche Großzügigkeiten nicht wehren!

Nach wie vor nutzen die meisten Behörden Gebäude, die im Eigentum des Bundes bzw. des betreffenden Bundeslandes stehen. Aber häufig werden auch Gebäude angemietet, um den Raumbedarf der verschiedenen Dienststellen zu decken. Der Bund und mehrere Bundesländer haben sich zentrale Einrichtungen für das Liegenschaftsmanagement geschaffen, die sich um die staatlichen Immobilien sowie um Anmietungen kümmern und für die Unterbringung von Behörden zuständig sind.

Bezogen auf den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie entsteht der größte Teil der Kosten nicht während der Bauphase, sondern während der Nutzungszeit. Es ist daher für den Staat von erheblicher Bedeutung, den Flächenbedarf der Behörden zu begrenzen, denn die Kosten für die Unterbringung von staatlichen Dienststellen stellen einen großen Posten in den Budgets von Bund und Ländern dar.

Behörden legen sich zu große Flächen zu 

Eine überdimensionierte Flächenausstattung ist in höchstem Maße unwirtschaftlich, was natürlich auch den zuständigen Bau- und Finanzministerien von Bund und Ländern bewusst ist. Deshalb haben diese genaue Richtwerte festgesetzt, wie der Flächenbedarf von Behörden zu ermitteln ist, sei es beim Neubau eines Gebäudes, sei es bei der Anmietung von Räumlichkeiten. Dennoch schaffen es findige Behördenleitungen nicht selten, sich mehr Flächen zuzulegen, als ihnen nach den Vorschriften zusteht. Da wird ein größerer Bedarf angemeldet als tatsächlich gegeben, da legt man sich bei der Neugründung von Behörden Flächen auf Vorrat zu, die man bei weiterem Personalzuwachs vielleicht einmal benötigen könnte. Kostet die so handelnde Behörde ja nichts, denn bezahlt wird die Unterbringung aus dem Budget des zentralen Liegenschaftsmanagements. 

Personalabbau führt nicht zu Flächenreduzierungen 

Richtig teuer für die Staatskasse wird es, wenn ein Personalabbau in der staatlichen Verwaltung nicht mit einer entsprechenden Flächenreduzierung einhergeht. Ein solcher umfassender Personalabbau findet zurzeit beispielsweise in den neuen Bundesländern statt, da dort die Bevölkerungszahl rückläufig ist. Aber auch in den alten Bundesländern wird im Zuge von Strukturreformen in vielen Verwaltungsbereichen die Personalausstattung reduziert.

Als Ergebnis dieser Abbauprozesse werden in den Behörden Büros und sonstige Räume frei, und zwar in erheblichem Umfang. Diese Entwicklung verläuft langsam und unauffällig. Für die betroffenen Dienststellen ist es in dieser Situation verführerisch, die freiwerdenden Flächen einfach weiter zu nutzen. Denn würden sie dem zentralen Liegenschaftsmanagement den rückläufigen Flächenbedarf melden, müssten sie eventuell mit einem Umzug rechnen, das schreckt ab. Also dehnen sich die Behörden stillschweigend in den zu groß dimensionierten Flächen aus. Dann bekommen beispielsweise alle Mitarbeiter ein Einzelzimmer oder leer stehende Büros werden als Abstellraum genutzt. An die Kosten denkt dabei niemand. 

Raumhandelsmodelle haben keine großen Wirkungen erzielt 

Was kann nun getan werden, um dauerhaft eine an der Personalausstattung orientierte Flächennutzung sicherzustellen? Vereinzelte Versuche, staatliche Stellen mit finanziellen Anreizen zur Rückgabe nicht benötigter Flächen zu veranlassen, haben keine großen Wirkungen erzielt. Beispielsweise experimentierten mehrere Hochschulen mit Raumhandelsmodellen, um überzählige Räume zu identifizieren und die Nutzer zur Freigabe zu bewegen. Zur Rückgabe von nicht mehr benötigten Räumen an das zentrale Liegenschaftsmanagement kam es jedoch nur in geringem Umfang. Wenn tatsächlich Flächen zurückgegeben wurden, waren dies vereinzelte, isoliert liegende Räume, mit denen das zentrale Liegenschaftsmanagement kaum etwas anfangen konnte. 

Umfassende Unterbringungskonzepte für Städte mit vielen Behörden 

Da Anreize wohl nicht ausreichen, wird man in Zukunft nicht daran vorbeikommen, die nutzenden Dienststellen stärker als bisher darauf zu überprüfen, wie viele Räume und sonstigen Flächen sie tatsächlich brauchen. Auch wird man stärker darauf drängen müssen, dass dem zentralen Liegenschaftsmanagement jede Änderung des Raumbedarfs zeitnah mitgeteilt wird. Weiterhin sollte das zentrale Liegenschaftsmanagement dort, wo größere Personalreduzierungen geplant sind, umfassende Unterbringungskonzepte für Städte mit vielen Behörden aufstellen. Dann könnten ganze Behörden in kleinere Gebäude umgesetzt werden, wenn ihre Personalausstattung unter eine bestimmte Größe sinkt. 

Moderne Bürokonzepte können den Flächenbedarf verringern 

Und schließlich gewinnen auch im öffentlichen Dienst moderne Personaleinsatz- und Bürokonzepte (Telearbeit, Desk Sharing usw.) langsam an Boden. Mehr und mehr Mitarbeiter arbeiten nicht mehr ausschließlich im Büro, sondern phasenweise auch zuhause, was Flächenreduzierungen bei geschickter Organisation ermöglicht.

Der zunehmende Einsatz der elektronischen Akte im staatlichen Bereich wird diese Entwicklung noch verstärken, so dass die öffentliche Verwaltung in Zukunft mit wesentlich weniger Fläche für ihre Mitarbeiter auskommen kann. Die geringer werdenden Unterbringungskosten sind fraglos für uns als Steuerzahler von Vorteil. Weiterhin profitieren wir davon, wenn weniger Menschen Tag für Tag ins Büro fahren. Hoffen wir also darauf, liebe Leserinnen und Leser, dass die sich bietenden Möglichkeiten von der öffentlichen Verwaltung tatsächlich genutzt werden, sagt erwartungsvoll

Ihr
Gotthilf Steuerzahler

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