Montag, 27. April 2015

Öffentliche Verwaltung: Der lange Weg zur elektronischen Akte

Gotthilf Steuerzahler fragt sich: Was machen eigentlich meine Steuergroschen?
Liebe Leserinnen und Leser,
die öffentliche Verwaltung bemüht sich in letzter Zeit verstärkt darum, die Potentiale der modernen Informations- und Kommunikationstechnik zur Erledigung ihrer Aufgaben zu nutzen. Unter der Überschrift „E-Government“ streben Bund und Länder einen umfassenden Technikeinsatz an, um die Leistungsfähigkeit ihrer Behörden zu erhöhen. Ein wichtiger Baustein der E-Government-Strategie ist die Umstellung von der herkömmlichen Papierakte auf die elektronische Akte. Die bisher gemachten Erfahrungen zeigen jedoch, dass den Behörden der Abschied von der Papierakte ausgesprochen schwer fällt. Der Umstieg auf die elektronische Akte erweist sich als ein langwieriger, mühsamer Prozess.

In der öffentlichen Verwaltung muss sich der Stand einer Angelegenheit aus rechtsstaatlichen Gründen jederzeit aus den Akten ergeben. Zurzeit dominieren bei den allermeisten Behörden noch die traditionellen Papierakten, daneben wird aber zunehmend elektronisch gearbeitet. Es entsteht so die Gefahr, dass die Vollständigkeit der Akten nicht mehr garantiert ist. Die Doppelgleisigkeit zwischen papiergebundener und digitaler Arbeitsweise soll durch die elektronische Akte beseitigt werden.

Durch sie soll zum einen das Verwaltungshandeln rechtsverbindlich dokumentiert werden. Zum andern soll sie einen schnelleren Zugriff auf den Akteninhalt sowie verbesserte Recherchemöglichkeiten bieten und die Basis für ein behördliches Wissensmanagement darstellen. Ohne eine Umstellung auf elektronische Aktenführung dürfte mittelfristig die Informationsflut, welcher auch viele Behörden inzwischen ausgesetzt sind, nicht mehr zu bewältigen sein.


Modellversuche führten zu enttäuschenden Ergebnissen

In verschiedenen Bereichen der öffentlichen Verwaltung wurde in den letzten Jahren die elektronische Aktenführung erprobt. Häufig waren es Ministerien, die entsprechende Modellversuche durchführten. Den einzelnen Behördenmitarbeitern war es freigestellt, ob sie sich an der Erprobung beteiligten. Von der Einführung der elektronischen Aktenführung wurden Wirtschaftlichkeitsgewinne erwartet. Zum einen sollten die Arbeitsprozesse optimiert, zum andern sollten Registraturen und Poststellen verkleinert und Raumressourcen gewonnen werden.

Die Ergebnisse der Modellversuche waren jedoch überaus ernüchternd, wie verschiedene Überprüfungen ergeben haben. Die Bereitschaft, sich an der Erprobung zu beteiligen, war nur gering. Zum Beispiel wurde in einem Ministerium von den zur Verfügung gestellten Lizenzen für eine Dokumentenmanagement-Software nur etwa die Hälfte genutzt. In einem Bundesland hatten Behörden der Mittelinstanz 1.800 Arbeitsplätze mit einem Dokumentenmanagement-System ausgestattet. Nach den getroffenen Feststellungen war die entsprechende Software lediglich an 80 Arbeitsplätzen tatsächlich im Einsatz.

In einem anderen Bundesland, das sich als Vorreiter bei der Einführung der elektronischen Akte verstand, hatte man zunächst eine flächendeckende Einführung in der gesamten Landesverwaltung beabsichtigt. 50.000 Arbeitsplätze sollten entsprechend ausgestattet werden. Diese Zahl wurde jedoch im Verlauf der Umstellung immer weiter reduziert. Nach zehn Jahren der Erprobung arbeiteten wenig mehr als 4000 Bedienstete mit der entsprechenden Software. Aufgrund der nur bescheidenen Nutzung der elektronischen Akte waren natürlich auch keine Wirtschaftlichkeitsgewinne bei den Registraturen und Poststellen festzustellen.


Die Modellprojekte wurden nicht mit dem nötigen Nachdruck betrieben

Die Gründe für den geringen Anklang der elektronischen Aktenführung sind vielfältig. Mancherorts waren die konkreten Anforderungen an das einzuführende Dokumentenmanagement-System nicht ermittelt worden oder die eingesetzte Software wies funktionale Mängel auf oder es fehlte die Verknüpfung mit den Fachanwendungen der betreffenden Behörde. Teilweise gab es auch keine verbindlichen Vorgaben für die elektronische Aktenführung oder es bestanden rechtliche Unklarheiten. Beispielsweise war nicht klar geregelt, ob eingescannte Papieroriginale aufbewahrt werden mussten oder nicht. Letztlich wurden die Umstellungsprojekte häufig nicht mit dem nötigen Nachdruck verfolgt oder nicht mit den erforderlichen Ressourcen ausgestattet.

Der wichtigste Grund für den unbefriedigenden Verlauf der Erprobungen dürfte in der Freiwilligkeit der Teilnahme zu sehen sein. Hier siegte entweder die Trägheit vieler Beteiligter oder die Behördenmitarbeiter versprachen sich von einem Umstieg auf die elektronische Akte persönlich keinen Nutzen. Diesen Zusammenhängen hätten die Verantwortlichen nachgehen müssen! Bei den Modellversuchen in einigen Ministerien nahm überdies die Führungsebene an der Umstellung nicht teil und wollte weiterhin mit Papier arbeiten, was die Akzeptanz der Reform nicht gerade erhöhte.


Die elektronische Aktenführung muss für alle verpflichtend sein

Bei der Umstellung auf die elektronische Akte handelt es sich nicht um ein x-beliebiges IT-Projekt wie viele andere, sondern um einen tiefen Einschnitt in die gewachsene Organisationskultur der öffentlichen Verwaltung. Die Umstellung muss dementsprechend in erster Linie als Organisationsmaßnahme gesehen und intensiv vorbereitet und begleitet werden. Auch muss die Reform in eine umfassende IT-Strategie eingebettet sein. Ferner müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen geklärt sein, sonst scheitert das Umstellungsprojekt.

Angesichts der Wichtigkeit der elektronischen Aktenführung führt kein Weg daran vorbei: Es müssen Geld und Personal in erheblichem Umfang für die Einführung bereitgestellt werden! Kurzfristige Wirtschaftlichkeitsgewinne sind dagegen nicht zu erwarten. Es handelt sich vielmehr um eine Investition, die sich erst zeitversetzt auszahlt. Und selbstverständlich, wenn man ernsthaft den Abschied von der papiernen Akte erreichen will, muss die Teilnahme an der Umstellung für alle Mitarbeiter der betreffenden Behörde verpflichtend vorgeschrieben werden. Ausnahmen für das Führungspersonal darf es dabei nicht geben.


Elektronische Aktenführung bei den Bundesbehörden ab 2020

Inzwischen hat der Bund für seinen Bereich ein Gesetz über das E-Government erlassen, welches viele rechtliche Zweifelsfragen klärt. Das Gesetz sieht für die Bundesbehörden ab dem Jahr 2020 eine elektronische Aktenführung verpflichtend vor. Auch mehrere Bundesländer bereiten vergleichbare Gesetze vor bzw. planen die Einführung der elektronischen Akte in ihrer gesamten Verwaltung. Man kann nur hoffen, dass die politisch Verantwortlichen die Bedeutung dieser Reform erkennen und dafür sorgen, dass die Umstellung einen besseren Verlauf nimmt als bei den Modellvorhaben. Aus unserer Sicht wäre dies sehr zu wünschen, liebe Leserinnen und Leser. Schließlich haben wir als steuerzahlende Bürger einen Anspruch auf eine leistungsfähige öffentliche Verwaltung, meint

Ihr
Gotthilf Steuerzahler

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen

Haben Sie Fragen oder Anregungen? Schreiben Sie uns!

Name

E-Mail *

Nachricht *