Montag, 17. November 2014

Die öffentliche Verwaltung und ihre Berater

Wo sind meine Steuergroschen?
Gotthilf Steuerzahler fragt sich: Was machen eigentlich ... meine Steuergroschen?
Liebe Leserinnen und Leser,
in Deutschland sind mehr als vier Millionen Menschen mit den unterschiedlichsten Qualifikationen im öffentlichen Dienst beschäftigt. Diese große Anzahl an Mitarbeitern scheint aber für die Aufgabenerledigung immer noch nicht auszureichen, denn zusätzlich geben Bund, Länder und Kommunen eine Menge Geld für externe Berater aus. Da fragt man sich schon, ob das alles nötig ist.

Externe Berater, das sind zumeist große und renommierte Unternehmen des Privatrechts, werden bei neuen komplexen Aufgaben eingesetzt, welche die öffentliche Verwaltung mit eigenen Kräften nicht bewältigen kann. Der Einsatz von externen Beratern in der öffentlichen Verwaltung hat in den letzten Jahren tendenziell zugenommen. Die Beratungsunternehmen sollen konkrete Probleme lösen, Handlungsempfehlungen entwickeln und gegebenenfalls deren Umsetzung begleiten. In der Praxis besonders bedeutsam sind Beratungen in den Bereichen Organisation und Informationstechnik, aber auch Strategie-, Personal- und Kommunikationsberatungen kommen vor.

Der Anteil des öffentlichen Sektors am Gesamtumsatz der Beratungsbranche beträgt etwa zehn Prozent, das sind mehr als zwei Milliarden Euro jährlich. Darüber hinaus gibt die öffentliche Verwaltung auch noch Geld für wissenschaftliche Gutachten aus, die eher theoretische Fragen behandeln und zumeist von Universitäten oder Forschungseinrichtungen erstellt werden.

Der Einsatz von Beratern ist häufig nicht erforderlich

Auslöser für die Beauftragung von Beratungsunternehmen können Sparzwänge, Modernisierungsbestrebungen oder Probleme in den Verwaltungsabläufen sein. Da kann es durchaus sinnvoll sein, externen Sachverstand einzukaufen. Insbesondere im Bereich der Datenverarbeitung, wo sich der Stand der Technik ständig weiterentwickelt, tut die öffentliche Verwaltung gut daran, externe Berater hinzuzuziehen.

Vielfach haben Behörden aber auch wenig Lust, sich den genannten Herausforderungen zu stellen. Allzu schnell wird daher von Behördenleitungen behauptet, man habe zu wenig fachlich qualifiziertes Personal, man benötige Unterstützung von außen. Anstatt eigenes Personal für ein großes Reorganisationsprojekt freizustellen oder durch Fortbildung eigene Kompetenzen aufzubauen, holt man sich lieber den teuren Berater ins Haus. Dabei ist das gleiche Problem oftmals schon von anderen Behörden bearbeitet worden, man ist nur zu bequem, sich das vorhandene Wissen zunutze zu machen und auf die eigenen Gegebenheiten zu übertragen.

Es kommt auch vor, dass Behörden gar nicht genau wissen, was sie mit einem Modernisierungs- oder Reorganisationsprojekt eigentlich erreichen wollen. Da wird dann einfach ein Berater engagiert, welcher diese grundlegende Frage beantworten soll. Dabei muss eine Behördenleitung die anzustrebenden Ziele bereits definiert haben, ehe sie einen Beratungsauftrag vergibt, das gehört schließlich zu ihren ureigensten Aufgaben. Schlimm ist es auch, wenn eine Beratung nur dazu dienen soll, ein bereits feststehendes Ergebnis gegenüber den Mitarbeitern oder der Politik leichter zu „verkaufen“. Da wird Geld buchstäblich zum Fenster hinausgeworfen!

Viele Unwirtschaftlichkeiten bei der Beratung

Ohnehin machen Behörden beim Einkauf von Beratungsleistungen immer wieder Fehler, die dann richtig Geld kosten. Da gibt man sich wenig Mühe bei der Beschreibung der zu erbringenden Leistung, so dass das Ergebnis nicht dem entspricht, was erwartet wurde. Oder man schaltet unnötigerweise einen Berater bei Routineangelegenheiten ein.

Beispielsweise ließ sich eine Forschungseinrichtung im Zusammenhang mit der Beschaffung von Geräten beraten. Dabei beschrieb sie die zu beschaffenden Gegenstände so genau, dass das Beratungsunternehmen aufgrund dieser Angaben direkt bestellen konnte. Da hätte es die Forschungseinrichtung doch gleich selber machen können, kann man da nur sagen!

Häufig kommt es auch vor, dass die Beratung zeitlich und damit auch kostenmäßig aus dem Ruder läuft, zum Schaden des Steuerzahlers. Richtigerweise hätte sich die Behörde im Vorfeld der Auftragsvergaben Gedanken über den Umfang der zu erbringenden Beratungsleistungen machen müssen.

Im Übrigen entstehen auch unerwünschte Abhängigkeiten, wenn ein Beratungsunternehmen allzu lange oder immer wieder für eine Behörde tätig wird. Da helfen nur Ausschreibungen, die zwar langwierig und bürokratisch sind, die Behörde aber zwingen, sich mit Fragen der Wirtschaftlichkeit der Beratung auseinanderzusetzen. Vielfach ist die Versuchung groß, auf Ausschreibungen zu verzichten und die Leistung freihändig zu vergeben. Das öffnet natürlich Tür und Tor für Auftragsvergaben an „gute Freunde“, die häufig fachlich gar nicht kompetent sind.

Behörden müssen sich beim Einsatz von Beratern mehr Mühe geben

Alles in allem kann die Einschaltung externer Berater sehr nützlich sein, um Antworten auf neue und schwierige Fragen zu finden. Es heißt aber nicht, dass sich die betreffende Behörde das Leben leicht machen kann, im Gegenteil. Zunächst muss sie im Vorfeld intensiv prüfen, ob überhaupt eine Unterstützung durch Externe erforderlich ist oder ob durch die Qualifizierung von eigenen Kräften oder durch Austausch mit anderen Behörden auf eine Beratung verzichtet werden kann. Hat die Behörde sich dann für eine Beratung entschieden, muss sie das Projekt gut vorbereiten, ferner muss sie eigenes Personal freistellen, das die Leistungserbringung begleitet und kontrolliert. Und schließlich muss das Beratungsergebnis auch konsequent umgesetzt werden.

Leider kommt es immer wieder vor, dass dies nicht geschieht, etwa weil sich die politischen Rahmenbedingungen geändert haben oder die Behördenleitung gewechselt hat. Dann waren alle Mühen vergebens, und man hat wieder einmal nur Steuergelder vergeudet. Dass beim Einsatz von Beratern in der öffentlichen Verwaltung mehr Vernunft und Augenmaß einkehren, das liebe Leserinnen und Leser, wünscht sich

Ihr 
Gotthilf Steuerzahler

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